Google Workspace sẽ cho phép chữ ký điện tử vào Google Docs và Google Drive. Đây chính là một trong những bước tiến quan trọng của Google Docs khi so với các bộ công cụ văn phòng khác. Hãy cùng mình tìm hiểu nhé!
Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử là một hình thức xác nhận danh tính và sự đồng ý của người ký đối với nội dung của một tài liệu điện tử. Chữ ký điện tử có thể là một hình ảnh của chữ ký thủ công, một mã số bí mật, một dấu vân tay, một khuôn mặt hoặc một hình thức khác. Chữ ký điện tử có tính pháp lý tương đương với chữ ký thủ công, nếu được thực hiện theo các quy định và tiêu chuẩn phù hợp.
Tại sao chữ ký điện tử lại quan trọng?
Chữ ký điện tử có nhiều lợi ích so với chữ ký thủ công, như:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần in, gửi, nhận, lưu trữ hay quản lý các tài liệu giấy tờ. Chỉ cần gửi và nhận các tài liệu trực tuyến và đặt chữ ký một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Tăng cường bảo mật và tính minh bạch: Có thể kiểm tra và xác minh được danh tính và sự đồng ý của người ký, cũng như thời gian và địa điểm ký. Có thể bảo vệ các tài liệu khỏi sự thay đổi, sao chép, xóa hay rò rỉ bất hợp pháp.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng và đối tác: Có thể ký các hợp đồng, thỏa thuận, đơn đăng ký hay các tài liệu khác một cách thuận tiện và linh hoạt, không phụ thuộc vào địa điểm hay thiết bị. Có thể tăng sự hài lòng và niềm tin của khách hàng và đối tác.
Làm thế nào để sử dụng chữ ký điện tử trong Google Docs và Google Drive?
Để sử dụng chữ ký điện tử trong Google Docs và Google Drive, bạn cần có một tài khoản Google Workspace. Bạn có thể đăng ký miễn phí hoặc mua các gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của bạn. Sau đó, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Mở một tài liệu trong Google Docs hoặc Google Drive.
- Chọn menu Công cụ và chọn Chữ ký điện tử.
- Nhập email của người bạn muốn yêu cầu chữ ký. Bạn có thể yêu cầu nhiều người cùng một lúc.
- Chọn loại chữ ký bạn muốn yêu cầu, có thể là chữ ký đầy đủ hoặc tên viết tắt.
- Kéo và thả hộp Chữ ký vào vị trí bạn muốn người nhận đặt chữ ký. Bạn có thể điều chỉnh kích thước và vị trí của hộp Chữ ký.
- Nhập một tin nhắn cho người nhận và chọn Gửi yêu cầu.
- Người nhận sẽ nhận được một email thông báo về yêu cầu chữ ký của bạn. Họ có thể mở tài liệu và đặt chữ ký của họ vào hộp Chữ ký bằng cách sử dụng chuột, bàn phím, bút cảm ứng hay thiết bị khác. Họ cũng có thể tải lên một hình ảnh của chữ ký thủ công của họ. Sau khi đặt chữ ký, họ có thể chọn Hoàn thành.
- Bạn sẽ nhận được một email thông báo khi người nhận đã đặt chữ ký. Bạn có thể mở tài liệu và xem chữ ký của họ. Bạn cũng có thể xem trạng thái của các yêu cầu chữ ký đang chờ xử lý và tìm các tài liệu đã hoàn thành.
Bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng bên thứ ba tích hợp với Google Docs và Google Drive để thực hiện chữ ký điện tử, như DocuSign, HelloSign, Adobe Sign hay SignEasy. Bạn có thể tìm và cài đặt các ứng dụng này từ Cửa hàng Google Workspace.
Những điều cần lưu ý khi sử dụng chữ ký điện tử trong Google Docs và Google Drive
Khi sử dụng chữ ký điện tử trong Google Docs và Google Drive, bạn cần lưu ý những điều sau:
- Tính năng chữ ký điện tử của Google Docs và Google Drive hiện đang ở dạng beta và chưa được phổ biến cho tất cả người dùng. Bạn cần đăng ký để tham gia thử nghiệm tính năng này. Bạn có thể làm điều này bằng cách điền vào biểu mẫu này nếu bạn là người dùng Google Workspace Business hoặc Enterprise, hoặc chờ đợi cho đến khi tính năng này được mở rộng cho người dùng Google Workspace cá nhân trong vài tuần tới. Hiện tại, chưa có thông tin về việc người dùng Google cá nhân miễn phí có thể sử dụng tính năng này hay không.
- Tính năng chữ ký điện tử của Google Docs và Google Drive hiện chỉ hỗ trợ yêu cầu chữ ký từ người dùng Gmail. Nếu bạn muốn yêu cầu chữ ký từ người dùng không dùng Gmail, bạn cần phải chờ đợi cho đến cuối năm nay, khi Google sẽ hỗ trợ khả năng này.
- Tính năng chữ ký điện tử của Google Docs và Google Drive không đảm bảo tính pháp lý của các chữ ký điện tử mà bạn tạo ra hoặc nhận được. Bạn cần tự kiểm tra và tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn pháp lý của quốc gia hoặc khu vực mà bạn hoạt động. Bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng bên thứ ba có chứng nhận pháp lý để thực hiện chữ ký điện tử, như DocuSign, HelloSign, Adobe Sign hay SignEasy.
- Tính năng chữ ký điện tử của Google Docs và Google Drive hiện chỉ hỗ trợ các tài liệu văn bản. Nếu bạn muốn đặt chữ ký vào các tài liệu khác, như bảng tính, trình chiếu, hình ảnh hay video, bạn cần phải chuyển đổi chúng sang định dạng PDF trước khi sử dụng tính năng này.
Kết luận
Chữ ký điện tử là một tính năng rất hữu ích và tiện lợi cho người dùng Google Workspace, giúp họ có thể yêu cầu và đặt chữ ký vào các tài liệu trực tuyến một cách dễ dàng và an toàn hơn. Tính năng này hiện đang ở dạng beta và chưa được phổ biến cho tất cả người dùng, nhưng sẽ được mở rộng trong thời gian tới. Bạn có thể đăng ký để tham gia thử nghiệm tính năng này hoặc chờ đợi cho đến khi nó được ra mắt chính thức. Bạn cũng cần lưu ý một số điều khi sử dụng tính năng này, như loại tài liệu, loại chữ ký, người nhận và tính pháp lý của chữ ký điện tử.
