Tuy có rất nhiều yếu tố quyết định, nhưng để việc triển khai ERP được nhiều thuận lợi, bạn cần nắm rõ 3 yếu tố cơ bản nhất giúp triển khai ERP thành công bên dưới. Đây là những yếu tố nòng cốt mà khi thiếu 1 trong 3, tỷ lệ thành công gần như bằng số không.
1. Sự quyết tâm của người đứng đầu tổ chức là yếu tố giúp triển khai ERP nhanh hơn
Yếu tố giúp triển khai ERP thành công
Khi người đứng đầu tổ chức quyết tâm thay đổi, nguồn năng lượng ấy sẽ truyền tải đến toàn thể nhân viên. Giúp việc triển khai ERP thêm nhiều thuận lợi mà không vướng phải những rào cản không đáng có.
2. Sự đoàn kết – đồng lòng của toàn thể nhân viên sẽ giúp cắt giảm chi phí triển khai ERP
Tinh thần đoàn kết giúp cắt giảm chi phí triển khai
Đó là tinh thần được truyền tải từ người đứng đầu tổ chức. Tinh thần ham học hỏi, quyết tâm thay đổi doanh nghiệp, thay đổi chính mình. Một lòng mong muốn những điều tốt đẹp nhất cho tổ chức mà gạt qua lợi ích cá nhân.
Với tinh thần đồng lòng, việc triển khai ERP sẽ diễn ra nhanh chóng hơn. Từ đó cắt giảm được rất nhiều chi phí triển khai cho doanh nghiệp. Chắc chắn đó sẽ là một khoản chi phí không nhỏ nếu bạn đang làm việc với những đối tác hàng đầu như FPT, Viettel,…
3. Kinh nghiệm của đối tác giúp triển khai ERP bền vững
Kinh nghiệm giúp triển khai ERP bền vững
Kinh nghiệm của đối tác triển khai cũng là yếu tố cần được cân nhắc. Nếu đối tác thiếu kinh nghiệm sẽ làm tăng thời gian triển khai, tăng chi phí triển khai và làm mất đi nhuệ khí mong muốn thay đổi của nhân viên.
Đặc biệt hơn, nếu đối tác triển khai có tầm nhìn hạn chế sẽ làm ERP thiếu sự linh hoạt và phải thay đổi nhiều lần trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Khiến cho việc triển khai kéo dài “vô tận” khi doanh nghiệp cứ 1 năm thay đổi vài lần và ERP cũng phải liên tục chỉnh sửa để thích nghi. Chắc chắn rằng thời gian triển khai ERP càng dài, chi phí doanh nghiệp phải gánh chịu càng nặng nề.
Với những yếu tố thúc đẩy triển khai ERP nhanh chóng như trên. Việc triển khai ERP trong doanh nghiệp cũng cần cân nhắc: Nên để người nội bộ triển khai ERP hay tìm đối tác bên ngoài? Hãy cùng tham khảo bài viết tiếp theo của mình nhé!
Nếu chưa xem qua những bài viết trước, bạn cũng có thể tham khảo thêm:
Top 9 lợi ích của CRM/ERP mà doanh nghiệp không thể bỏ qua
1913
Triển khai CRM/ERP là một thay đổi lớn trong hoạt động kinh doanh của mỗi công ty, đặc biệt là đối với các công ty tại Việt Nam. Mang về lợi ích cho doanh nghiệp tưởng chừng không kể hết. Hãy cũng mình điểm qua Top 9 lợi ích của CRM/ERP cơ bản nhất sau khi triển khai nhé! Trong giới hạn bài viết, mình sẽ không phân biệt rõ giữa CRM và ERP vì hai công cụ này khoảng cách rất gần nhau. Nếu một CRM tốt, khả năng tương thích cao người triển khai hoàn toàn có thể biến CRM thành phần mềm quản lý tổng thể ERP vô cùng chuyên nghiệp.
CRM – Phần mềm quản lý khách hàng hiệu quả nhất
1. Lợi ích của CRM/ERP trong giao công việc: Công việc được giao & báo cáo theo thời gian thực. Nâng cao khả năng làm việc nhóm.
Với hệ thống CRM/ERP có khả năng làm việc online. Khi một công việc được người này thực hiện đồng thời sẽ được cập nhật ngay đến tất cả các người cùng nhóm (phòng ban) và báo cáo lên quản lý khiến công việc trở nên suông sẻ hơn. Ngay cả việc quản lý của nhóm không có mặt trực tiếp thì việc giao công việc & giám sát tiến độ công việc cũng rất dễ dàng. Càng mở rộng ra nếu một người quản lý nhiều nhóm cùng lúc sẽ càng thấy phần mềm giúp bạn giám sát mọi thứ trực quan hơn.
Chế độ xem kanban trực quan trên một CRM
Và tất nhiên bạn cũng đừng lo lắng khi nghĩ rằng khi làm việc nhóm như vậy người khác sẽ thấy thông tin công việc riêng của mình hoặc của phòng mình. Tất cả đề có thể phân quyền và tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, đó chính là điểm mạnh của các phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể.
2. Lợi ích của CRM/ERP giúp phá vỡ rào cản thông tin giữa các phòng ban.
Trước khi đến với CRM/ERP, thông thường các công ty sẽ sử dụng các mẫu file Excel để quản lý thông tin nhân sự, thông tin khách hàng, quản lý thu chi, chăm sóc khách hàng,… điều này vô tình tạo một rào cản thông tin lớn khi việc chia sẻ file quản lý giữa các phòng ban với nhau.
Gây tốn công nhân sự và tốn thời gian doanh nghiệp: Với biểu mẫu mỗi phòng một kiểu sẽ gây khó khăn trong việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban, phải tốn công nhập tay lại từ đầu nếu không thể copy/paste. Tất cả điều này khiến doanh nghiệp phải “gồng gánh” chi phí nhân sự cho việc nhập dữ liệu. Vừa tốn nhân sự, vừa tốn thời gian.
Không kiểm soát được chi phí marketing: Thật khó để đo lường được chi phí quảng cáo đã tiêu tốn và lượng khách hàng có được từ chi phí đó. Nhưng với CRM, mọi thứ được giải quyết vô cùng minh bạch. Bạn có thể biết với số tiền bỏ ra, bạn thu về được bao nhiêu khách hàng. Với số khách hàng thu về, bạn có thể biết được lợi nhuận thu về là bao nhiêu. Khi so sánh lợi nhuận & chi phí, bạn sẽ có quyết định đúng đắn cho kế hoạch marketing tiếp theo.
Không kiểm soát được chăm sóc khách hàng:
3. Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng, giúp nhận diện/chăm sóc khách hàng trung thành. Giảm bớt phụ thuộc vào nhân sự.
Dữ liệu khách hàng gồm thông tin cá nhân, hình ảnh và giao dịch
Với các doanh nghiệp truyền thống & nhỏ lẻ. Hầu hết dữ liệu khách hàng phụ thuộc vào nhân sự đang trực tiếp chăm sóc khách hàng. Thông tin chăm sóc khách hàng sẽ không được cập nhật thường xuyên – liên tục. Mọi việc càng trở nên tệ hại hơn khi nhân sự nghỉ việc và bàn giao lại khách hàng cho người mới. Người mới sẽ rất mù mờ về những khách hàng được bàn giao.
Nếu sử dụng CRM, vấn đề này được giải quyết triệt để. Khi nhận bàn giao khách hàng thì toàn bộ thông tin khách hàng đều được phần mềm chuyển qua người nhận bàn giao như: Đã từng hẹn gặp bao nhiêu lần, đã từng gọi bao nhiêu cuộc điện thoại, đã từng trao đổi với khách về vấn đề gì? Tất cả đều trực quan và có thời gian cụ thể.
4. Đánh giá công việc cụ thể qua KPI và số liệu phân tích
Đánh giá công việc bằng KPI
Do tính minh bạch trong dữ liệu, CRM sẽ giúp đưa ra chỉ tiêu công việc theo KPI chính xác cho từng nhóm đối tượng nhân viên. Giúp giảm công sức quản lý mà vẫn mang về hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp. KPI chính là “chìa khóa cứu rỗi” cho người quản lý tầm trung trở xuống trong doanh nghiệp.
5. Lợi ích của CRM/ERP Giúp đưa ra quyết định chính xác hơn
Biểu đồ kinh doanh hàng năm
Từ những dữ liệu thu thập được qua hàng năm. Phần mềm quản lý tổng thể như CRM/ERP có thể giúp đưa ra báo cáo dạng biểu đồ. So sánh hoạt động kinh doanh qua từng tháng, từng quý, từng năm, cùng kỳ so với năm trước,… Cũng như tập hợp các dữ liệu phân tích nguồn gốc khách hàng sẽ giúp người quản lý đưa ra chiến lược kinh doanh thêm đúng đắn.
6. Giải quyết mâu thuẫn nội bộ, tăng hiệu suất công việc & doanh thu
Việc các phòng ban quy đổ trách nhiệm cho nhau là điều không thể tránh khỏi. Ví dụ như: Marketing chuyển khách không có nhu cầu, sale tỷ lệ chốt quá thấp, chăm sóc khách hàng không chu đáo,… Và có những lời nói ra không hề có bằng chứng xác đáng.
Khi tất cả hoạt động kinh doanh của công ty bạn đều sử dụng CRM/ERP. Chắc chắc “nguồn gốc tội lỗi” sẽ được phần mềm vạch trần.
7. Nhẹ nhàng hơn cho lãnh đạo khi mở rộng nhiều chi nhánh
Quản lý đa chi nhánh bằng phần mềm giúp quản lý có cái nhìn tổng quan hơn trong doanh nghiệp
Khi sử dụng hệ thống CRM/ERP. Quản lý sẽ không còn lo lắng khi doanh nghiệp mở rộng quá mức. Quản lý cũng không cần đến từng cơ sở để kiểm tra giám sát hoạt động kinh doanh. Quản lý cũng không cần nhắc nhở nhân viên gửi báo cáo cho mình. Chỉ cần ngồi tại một nơi bất kỳ, hoạt động kinh doanh của hàng loạt chi nhánh thuộc công ty sẽ hiện ra ngay trước mắt bạn.
8. Là nền tảng để triển khai Email Marketing, SMS Marketing, Re-marketing (Google, Facebook)
Re-marketing sẽ hiệu quản hơn khi bộ phận Marketing có được dữ liệu khách hàng
Dữ liệu khách hàng đầy đủ, thống nhất sẽ giúp bạn thực hiện kế hoạch marketing & re-marketing hiệu quả hơn. Bộ phận Marketing của bạn sẽ không bao giờ có thể hoạt động tốt nếu họn “dành cả thanh xuân” chỉ để đến từng phòng ban xin danh sách dữ liệu khách hàng.
9. Giúp doanh nghiệp tự tin vươn ra biển lớn
Phần mềm CRM giúp doanh nghiệp tự tin vươn ra biển lớn
Chắc chắn một điều nếu là chủ doanh nghiệp, bạn không thể nào làm việc với đối tác kinh doanh và nói rằng “Chúng tôi đang sử dụng phần mềm thông dụng nhất thế giới: Excel” được. Dù có thể bạn sử dụng đó là một phần mềm nhỏ lẻ, hay CRM, hoặc tiên tiến hơn là ERP thì chắc chắn cũng sẽ tốt hơn khi bạn trao đổi với đối tác về Excel rất nhiều. Việc bạn sử dụng phần mềm gì để quản lý nội bộ chứng tỏ được sức mạnh bên trong của doanh nghiệp bạn đã vượt mặt đối thủ cạnh tranh thế nào.
Với nhiều lợi ích là vậy, tuy nhiên việc triển khai CRM/ERP cho công ty là việc hoàn toàn không dễ dàng. Ở bài viết tiếp theo mình sẽ nêu cùng các bạn nhưng khó khăn luôn có sẵn chờ đợi chúng ta khi triển khai CRM/ERP cho doanh nghiệp. Nếu bạn chưa xem bài viết trước, có thể xem thêm bài Giới thiệu về CRM/ERP – Khác gì so với phần mềm thông thường?
Giới thiệu về CRM/ERP – Khác gì so với phần mềm thông thường?
2045
Có rất nhiều người khi làm việc với tôi đã lầm tưởng CRM hoặc ERP là một phần mềm quản lý được xây dựng sẵn. Việc của chúng ta chỉ cần mua về & áp dụng vào công ty của mình thôi. Nhưng thật ra phần mềm Quản lý doanh nghiệp tổng thể không hề đơn giản như ta vẫn nghĩ. Hãy cùng tôi xem giới thiệu về CRM/ERP và điểm qua những khác nhau cơ bản giữa phần mềm Quản lý tổng thể & phần mềm thông thường bạn nhé!
CRM được viết gọn từ tên tiếng anh: “Customer Relationship Management” tạm dịch là quản lý quan hệ khách hàng. Có thể hiểu đơn giản là doanh nghiệp quản lý các hoạt động tương tác, chăm sóc với khách hàng của mình hình thành nên các mối quan hệ khách hàng trung thành trong doanh nghiệp.
2. Giới thiệu về ERP
ERP là một hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp mọi khía cạnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như lập kế hoạch, sản xuất, bán hàng, marketing, nguồn nhân lực, tài chính. Kể từ khi phương pháp luận ERP trở nên phổ biến, nhiều ứng dụng phần mềm được xây dựng hỗ trợ các nhà quản lý thực hiện khai thác hệ thống ERP cho các doanh nghiệp kinh doanh như quản trị kho hàng, theo dõi hợp đồng, dịch vụ khách hàng, quản lý các tài nguyên về tài chính cũng như nhân sự.
Những điểm giống & khác nhau giữa CRM và ERP
Từ đó ta cũng có thể thấy, CRM chỉ là một thành phần của ERP. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể làm quen và sử dụng CRM trước. Sau khi phát triển hơn từ đó có thể mở rộng chức năng để biến CRM thành ERP.
B. Những điểm khác nhau giữa CRM/ERP và phần mềm quản lý thông thường
1. Điều quan trọng nhất CRM/ERP không phải là phần mềm có sẵn
Đúng vậy, tất cả phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể đều không có sẵn. Chúng được tạo ra dựa trên quá trình khảo sát thực tế cách thức vận hành của mỗi doanh nghiệp. Và khi tạo nên thì trên mỗi doanh nghiệp phần mềm cũng khác nhau (dù cho có cùng chung nghành nghề). Việc “đo ni đóng giày” này giúp cho doanh nghiệp có phần mềm quản lý phù hợp & thiết thực nhất. Nhưng song song đó chi phí triển khai sẽ khá cao và tốn thời gian.
2. CRM & ERP có khả năng tùy biến rất cao
Không giống như những phần mềm đã được lập trình sẵn từ trước, mỗi khi thay đổi phải “chỉnh sửa code”. Phần mềm CRM/ERP hầu hết đều có tính tùy biến rất cao, giúp người triển khai có thể tùy chỉnh mà không cần can thiệp đến mã nguồn phần mềm. Giúp việc triển khai/nâng cấp trở nên nhanh chóng & thuận tiện rất nhiều. Điển hình trong số đó có thể kể đến như vTiger CRM, Odoo ERP,…
Khả năng tùy biến của Phần mềm tổng thể là vô hạn
Khả năng tùy biến cao sẽ là cứu cánh của doanh nghiệp nếu trường hợp không may công ty triển khai phần mềm trước đó ngừng hoạt động. Bạn hoàn toàn có thể nhờ một công ty khác hoặc nhân viên (có đủ khả năng chuyên môn) tiếp tục can thiệp và chỉnh sửa phần mềm.
3. CRM & ERP có hệ thống Automation cực mạnh
Hệ thống Marketing hoàn toàn tự động
Hệ thống Automatic của phần mềm quản lý tổng thể cực mạnh và được máy chủ thực hiện xuyên suốt 24/24 (tự động gửi báo cáo doanh số, tự động gửi mail chăm sóc khách hàng, tự động chúc mừng sinh nhật,…) đây là điều rất đặc biệt mà những phần mềm khác thường không có.
