Bạn đang quan tâm về bộ nhớ Dùng chung Google Shared Drives nhưng chưa biết cách tạo thế nào và chi phí ra sao? Hãy để bài viết giúp bạn giải đáp nhé!
Bộ nhớ dùng chung Google Shared Drives là gì?
Đã bao nhiêu lần bạn rơi vào cảnh “file lạc trôi” khi một đồng nghiệp nghỉ việc? Hay phải “đào bới” cả chục email chỉ để tìm đúng phiên bản file thuyết trình? Hoặc tệ hơn, không thể truy cập vào một tài liệu quan trọng vì người tạo ra nó đang… đi nghỉ mát? Nếu bạn gật đầu với bất kỳ tình huống nào ở trên, thì bạn đang mắc kẹt trong “thế giới cũ” của việc chia sẻ file qua Drive của tôi (My Drive). Google đã thấy nỗi đau này và mang đến một giải pháp cực kỳ mạnh mẽ nhưng lại chưa được nhiều người tận dụng hết tiềm năng: Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives).
Để hiểu đơn giản nhất, hãy tưởng tượng thế này:
- Drive của tôi (My Drive): Giống như ngôi nhà của bạn. Mọi thứ trong đó thuộc sở hữu của bạn. Khi bạn chia sẻ một món đồ (một file), bạn chỉ đang cho người khác “mượn” nó. Nếu bạn “chuyển nhà” (nghỉ việc), bạn sẽ mang tất cả đồ đạc của mình đi, và những người được bạn cho mượn sẽ mất quyền truy cập.
- Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives): Giống như một không gian làm việc chung (co-working space) hoặc văn phòng của cả team. Mọi tài sản (file và thư mục) trong đó không thuộc về bất kỳ cá nhân nào, mà thuộc về cả nhóm. Ai vào, ai ra không quan trọng, tài sản vẫn ở nguyên đó, sẵn sàng cho những người còn lại sử dụng.
Điểm khác biệt cốt lõi so với “Drive của tôi”:
| Tính năng | Drive của tôi (My Drive) | Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) |
| Quyền sở hữu file | Thuộc về cá nhân người tải lên. | Thuộc về tập thể/nhóm. |
| Điều gì xảy ra khi thành viên rời đi? | Tất cả file người đó sở hữu sẽ bị mất theo. | Mọi file vẫn còn nguyên vẹn! |
| Quản lý & Phân quyền | Phức tạp, phải phân quyền cho từng file/thư mục. | Đơn giản, phân quyền cho cả không gian chung và áp dụng cho tất cả file bên trong. |
| Dung lượng lưu trữ | Tính vào dung lượng cá nhân của người tải lên. | Tính vào dung lượng chung của toàn tổ chức/doanh nghiệp. |
| Đối tượng sử dụng | Cá nhân, các nhóm nhỏ, không thường xuyên. | Dự án, phòng ban, công ty – bất kỳ nhóm nào cần sự ổn định và cộng tác lâu dài. |
Nói tóm lại, Shared Drives được sinh ra để giải quyết bài toán về quyền sở hữu và tính liên tục trong công việc nhóm. Nó là nền tảng cho một không gian làm việc số có tổ chức, chuyên nghiệp và an toàn.
Cách tạo bộ nhớ dùng chung Google Shared Drives như thế nào?
Nghe có vẻ “cao siêu” nhưng việc tạo ra một không gian chung như thế này lại dễ đến không ngờ. Let’s go!
Các bước thực hiện:
Bước 1: Truy cập Google Drive
Mở trình duyệt và truy cập vào drive.google.com.
Bước 2: Tìm mục “Bộ nhớ dùng chung”
Ở thanh menu bên trái, bạn sẽ thấy mục Bộ nhớ dùng chung (Shared drives) nằm ngay bên dưới Drive của tôi (My Drive). Hãy click vào đó.
Bước 3: Tạo không gian mới
Click chuột phải vào “Bộ nhớ dùng chung” và chọn “Bộ nhớ dùng chung mới” (New shared drive) hoặc nhấn vào nút “+ Mới” (+ New) ở góc trên bên trái.
Bước 4: Đặt tên và Hoàn tất
Một cửa sổ pop-up sẽ hiện ra. Hãy đặt một cái tên thật “kêu” và rõ ràng cho không gian chung của bạn (ví dụ: “Dự án Marketing Q3/2025”, “Phòng Sáng Tạo”, “Tài Liệu Đào Tạo Nhân Sự”).
Nhấn Tạo (Create). Xong! Bạn đã chính thức có một “văn phòng số” cho cả team.
Bước 5 (Quan trọng nhất): Thêm thành viên và phân quyền
Sau khi tạo, hãy click đúp vào bộ nhớ dùng chung vừa tạo. Ở phía trên cùng, bạn sẽ thấy nút “Quản lý thành viên” (Manage members).
Tại đây, bạn thêm email của đồng đội và chọn vai trò cho họ. Google cung cấp các vai trò rất rõ ràng:
- Người quản lý (Manager): Quyền lực tối cao. Có thể quản lý thành viên, cài đặt và xóa cả bộ nhớ dùng chung.
- Người quản lý nội dung (Content manager): Có thể thêm, chỉnh sửa, di chuyển và xóa file.
- Người đóng góp (Contributor): Chỉ có thể thêm và chỉnh sửa file. Không thể xóa.
- Người nhận xét (Commenter): Chỉ được xem và bình luận.
- Người xem (Viewer): Chỉ được xem, không có quyền gì khác.
Pro-Tip: Hãy áp dụng nguyên tắc “quyền tối thiểu”. Chỉ cấp quyền Người quản lý cho trưởng nhóm hoặc người chịu trách nhiệm chính. Hầu hết các thành viên chỉ cần là Người quản lý nội dung hoặc Người đóng góp là đủ.
Giá bộ nhớ dùng chung là bao nhiêu?
Bạn cần có tài khoản Google Workspace (trước đây là G Suite) phiên bản Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education Standard, Education Plus, hoặc Nonprofits mới có thể tạo được bộ nhớ dùng chung. Tài khoản Gmail cá nhân miễn phí sẽ không có tính năng này.
Trường hợp bạn là cá nhân hoặc công ty bạn chưa có gói đăng ký Google Workspace. Bạn có thể đăng ký qua DIGICHEAP.NET với giá cũng rất ưu đãi.
Tổng kết
Việc chuyển đổi từ thói quen sử dụng “Drive của tôi” sang Bộ nhớ dùng chung không chỉ là một thay đổi về công cụ, mà là một sự nâng cấp về tư duy làm việc nhóm. Nó giúp loại bỏ rủi ro mất dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và tạo ra một nguồn tài nguyên chung minh bạch, hiệu quả.
Hãy ngừng để những file quan trọng “đi lạc” theo các cá nhân. Hãy bắt đầu xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự cộng tác ngay hôm nay!
Chúc các bạn thành công và làm việc hiệu quả hơn với Shared Drives!
